RGPD en talleres mecánicos: lo que debes cumplir

Guía práctica del RGPD para talleres. Qué datos puedes guardar, qué obligaciones tienes, y cómo cumplir la ley sin complicarte.

Si tienes clientes, tienes datos personales. Y si tienes datos personales, tienes que cumplir el RGPD.

No es opcional. Y ojo con las cifras que circulan: el régimen sancionador aquí es el del RGPD y la LOPDGDD (artículos 72 a 74), que no tiene nada que ver ni con el de consumo ni con el de industria. La buena noticia: para un taller, cumplir es más sencillo de lo que parece.

Qué datos personales maneja un taller mecánico

Más de los que crees:

Nombre y apellidos del cliente
Teléfono y email
NIF/DNI (para facturación)
Dirección
Matrícula del vehículo (en tu fichero va pegada a la ficha del cliente, así que identifica a una persona: es dato personal según el artículo 4.1 del RGPD)
Historial de reparaciones

Tus 5 obligaciones básicas con el RGPD

1. Informar al cliente

Debes informar a tus clientes de que guardas sus datos, para qué los usas y durante cuánto tiempo. Lo exige el artículo 13 del RGPD, y el sitio natural es el papel que el cliente ya firma —el resguardo de depósito, el presupuesto, la orden de reparación—, con el detalle completo accesible en tu web o en recepción. Un cartel a secas ayuda, pero por sí solo se queda corto.

2. Tener base legal

Necesitas una razón legal para guardar los datos:

Ejecución de contrato: necesitas sus datos para reparar su coche
Obligación legal: facturación. Hacienda puede revisarte cuatro años atrás (artículo 66 de la Ley General Tributaria), pero el Código de Comercio te obliga a conservar la documentación del negocio seis años (artículo 30). El plazo que manda es el más largo
Consentimiento: para enviarle ofertas por WhatsApp

3. Consentimiento para marketing

Para mandar publicidad por WhatsApp a alguien que no es cliente tuyo necesitas su consentimiento previo: lo prohíbe expresamente el artículo 21 de la LSSI.

Con los que ya son clientes hay un matiz que casi nadie cuenta y que te ahorra trabajo. El apartado 2 de ese mismo artículo permite escribir sin consentimiento previo cuando existe una relación contractual anterior, obtuviste el teléfono de forma lícita y les ofreces servicios similares a los que ya te contrataron. La contrapartida es innegociable: en cada mensaje tienen que poder darse de baja de forma sencilla y gratuita, y tú tienes que hacerlo efectivo.

Ojo: los mensajes operativos ("tu coche está listo", "aquí tienes tu presupuesto") forman parte del servicio y no son publicidad.

4. Medidas de seguridad

Debes proteger los datos de tus clientes:

Ordenador con contraseña
No dejar fichas de clientes a la vista
Si usas software en la nube, que tenga cifrado (como FIXA)
Copias de seguridad

Una libreta en el mostrador o un Excel sin contraseña no es protección. Lo comparamos en detalle en FIXA vs papel.

5. Derechos de los clientes

Tus clientes pueden pedirte:

Ver qué datos tienes de ellos
Corregir datos incorrectos
Que borres sus datos
Una copia de sus datos en formato digital
Oponerse a que los uses para publicidad, o limitar el tratamiento

Tienes un mes para responder, prorrogable otros dos si la solicitud es compleja y se lo comunicas dentro de ese primer mes (artículo 12.3 del RGPD).

¿Necesito un delegado de protección de datos (DPO)?

No. El delegado es obligatorio en los supuestos del artículo 37.1 del RGPD y en la lista cerrada de entidades del artículo 34 de la LOPDGDD, y un taller de reparación no está en ninguno de los dos.

Lo que sí necesitas es el registro de actividades de tratamiento. La excepción del artículo 30.5 del RGPD para empresas de menos de 250 empleados solo vale si el tratamiento es ocasional, y una ficha de cliente por cada coche que entra no tiene nada de ocasional.

Para dudas concretas, la fuente oficial es la Agencia Española de Protección de Datos, que publica guías gratuitas para pequeños negocios.

Cómo cumplir el RGPD fácilmente en tu taller

Pon un cartel en recepción informando del tratamiento de datos
Usa un software seguro que cifre los datos y haga copias (como FIXA)
Pide consentimiento antes de enviar ofertas por WhatsApp
Ten una política de privacidad accesible (si tienes web)

El RGPD es solo una pieza del cumplimiento del taller: el resto (presupuestos, resguardos, garantías) lo tienes en la guía de obligaciones legales del taller mecánico.

Preguntas frecuentes

¿La matrícula de un coche es un dato personal? Sí, porque permite identificar al titular. Trátala con la misma protección que un teléfono.

¿Cuánto tiempo puedo guardar los datos de un cliente? Mientras dure la relación y la garantía en curso. Para la documentación de las facturas, el plazo largo es el mercantil: seis años desde el último asiento, por el artículo 30 del Código de Comercio, aunque Hacienda solo pueda revisar cuatro. Pasado eso, borra o anonimiza.

¿Qué pasa si un cliente me pide que borre sus datos? Debes responderle en el plazo de un mes, prorrogable otros dos si el caso es complejo. Y borrar lo que puedas borrar: lo que estés obligado a conservar por ley —la facturación, por ejemplo— se queda, y se lo explicas.

Cumple sin pensar en ello

El RGPD para un taller se resume en: informa, pide permiso, protege los datos y responde si te piden algo.

Con FIXA, los datos van cifrados, con acceso por usuario y copias automáticas — por 49€/mes. El cumplimiento, de serie.